2.單位部門及下屬單位部門結構衆多,項目數量及複雜性增大,需要實現信息共享及協作、挺高工作效率、增強信息文件安全。 3.一份文件從起草到最終确認其内容常經過多人修改傳閱,需要系統可以實現版本管理,能區分修改版本和最新版本。 4.單位文檔數量每天成十倍或百倍數量增加,當用戶需要快速檢索查找所需要的文檔的時候,能夠快速準确的找到相應的文檔。 5.相關管理人員要知道哪些員工對哪些文檔做過哪些操作,若出現工作失誤的情況,可以進行追訴。 6.取保重要文檔損壞或丢失後可以有恢複的能力,給單位較少損失。 7.員工離職、換崗等後避免重要文件丢失、外洩。">
系統提供分級授權、版本控制、細粒度的權限控制、安全審計、回收站等多種安全管理機制,保障文檔安全:
● 用戶、文檔分級授權管理;
● 文檔版本控制,支持版本回滾操作,降低曆史版本被删除的風險
● 回收站機制,提供文檔還原操作,避免誤删除造成的損失;
● 細粒度權限控制,安全的文檔訪問控制,保護重要文檔的安全使用。
● 統一的輸出管理機制,嚴防文件的洩露;
● 嚴格的審計日志,詳細記錄用戶操作與系統運營狀态;
提供多種文檔分享協作方式,方便快捷的實現信息共享:
● 企業文檔通過企業空間進行部門或項目組内分享;
● 個人文檔通過個人空間進行點對點分享;
● 在線編輯,提供在線協作辦公平台;
系統提供多種操作方式,用戶體驗符合用戶操作習慣,用戶界面簡潔大方、直觀,同時提供多種簡單快捷文檔使用和查找手段:
● 采用B/S+C/S的架構,直接通過浏覽器完成文檔管理操作,操作簡單;
● 輕量級客戶端提供及時的消息推送,待辦任務及時知道,提高工作效率;
● 文檔全文搜索,方便在海量文檔的情況下迅速的定位所需的文檔;
● 有web、PC、Android、IOS多終端接入方式,便捷訪問系統。
提供多種搜索手段,對文檔根據信息源(公共空間或我的文檔)、上傳者、時間段、文件大小(範圍)、文件名、文件内容進行智能檢索。根據企業需求定制多種顯示形式。檢索功能和權限設置嚴謹挂鈎,檢索結果和用戶權限匹配。對沒有閱讀權限的文檔,其内容将從用戶得到的檢索結果中被過濾。